Voor 2019 staat een release gepland binnen de standaarden IJW en WMO. Het zorginstituut Nederland geeft aan dat dit voor een deel bedoeld is om zaken te verduidelijken en noemen het daarom ook een verduidelijkingsrelease. Ondanks dat dit technisch gezien een relatief kleine wijziging is, betekent het procesmatig meer dan gedacht en zullen vooral zorgaanbieders en gemeenten wellicht een (tijdelijke) toename van administratieve taken kunnen ervaren. De verwachting is dat gemeenten zullen komen met gewijzigde protocollen. Zorgaanbieders kunnen de nieuwe protocollen vinden op hoewerktjegemeente.nl (voor de jeugdwet).

Dit artikel is bedoeld om aan te geven welke wijzigingen er aan komen en wat de impact is op de processen binnen de IJW.

Verschil tussen regieberichten en berichten die te maken hebben met rechtmatigheid

Het start bericht bevat na de release geen veld “omvang” meer. Hiermee wordt voorkomen dat in dit bericht een andere omvang wordt ingevuld dan in de voorliggende berichten (aanvraag toewijzing/beschikking 315 en beschikking/toewijzing 301). Daarnaast bevatten deze berichten geen inhoudelijke gegevens die te maken hebben met rechtmatigheid. Dit noemt het zorginstituut ook wel regieberichten. De overige berichten hebben allen wel gegevens in zich die te maken hebben met rechtmatigheid.

Voordeel: Minder gegevens in te vullen in het bericht (dit vangt de software af).

Uitbreiding gebruik start- en stopberichten

Vanaf de nieuwe release (en wellicht eerder wanneer dit aangegeven wordt in het nieuwe (2019) administratieprotocol van de gemeente) moet na ieder startbericht ook verplicht een stopbericht worden verstuurd aan de gemeente. Ook bij het stoppen van de zorg op de datum dat de beschikking/toewijzing eindigt. Doel hiervan is om een duidelijke status van de procesgang op elk moment te hebben. Deze berichten moeten altijd opvolgend gedaan worden. Nooit meerdere start of stops tegelijk mogelijk.

Aandachtspunt voor gemeenten is dat er in de periode van de overgang naar 2.3 al beschikkingen/toewijzingen beëindigd zijn waarvoor nog geen stopbericht is.

Aspecifieke beschikking/toewijzing

Bij aspecifiek beschikte of toegewezen producten, moet voortaan ook aspecifiek gestart- en gestopt worden. Dit betekent dat in het systeem gekeken wordt of er een product is ingevuld in de toewijzing. Als aspecifiek is beschikt/toegewezen, moet het niet mogelijk zijn dat men in een start- of stopbericht gerelateerd aan de aspecifieke beschikking/toewijzing een productcode invult. Wanneer het systeem dit niet kan, dient dit handmatig gecontroleerd te worden en men moet dan geen productcode invullen in het start- of stopbericht. Dit is een extra handeling ten opzichte van de huidige 2.2 versie en dus administratief lasten verzwarend. Dit is ook aangegeven bij het Zorginstituut, maar het voordeel van dit toepassen is dat de informatievoorziening beter klopt (de kans op verschillende productcodes in verschillende berichten wordt verkleind waardoor de informatievoorziening betrouwbaarder wordt). Dit voordeel ligt vooral aan de kant van de gemeente. Voor de zorgaanbieder kan dit (als het systeem dit niet afvangt) een extra stap zijn in het proces.

Doorgeven mutaties op cliëntsituatie

Wanneer de mutatie alleen maar verlenging of verkorting van de beschikking/toewijzing betreft dan wordt een gewijzigde beschikking/toewijzing verstuurd. Signalering mag buiten het berichtenverkeer om, de zorgaanbieder neemt contact op met de gemeente. Regieberichten (start- en stop zorg) zijn niet nodig.

Wanneer de mutatie een wijziging is op andere zaken, zoals product of omvang, dan tweetrapsraket

Zorgaanbieder beëindigt de lopende beschikking/toewijzing op dag X
Gemeente stuurt een nieuwe beschikking/toewijzing op dag X+1 met een nieuw toewijzingsnummer

Signalering mag buiten het berichtenverkeer om, de zorgaanbieder neemt contact op met de gemeente. Start- en stopbericht nodig (tenzij betreffende gemeente niet met de regieberichten werkt).

Aanpassingen declaraties/facturatie o.a. betere ondersteuning outputgericht

Eenheden in toewijzingen en declaratie/factuur zijn gelijk getrokken

Eenheden (21) week en Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk (81) niet meer gebruiken (voor correcties in het verleden kunnen deze nog wel gebruikt worden). Verder is de mogelijkheid toegevoegd om in Euro’s te declareren/factureren. Hiermee sluit de declaratie/factuur beter aan op de toewijzing, is er meer eenduidigheid bij het indienen van prestaties, het is minder complex en het zorgt voor minder fouten.

Deels goedkeuren van een prestatieregel is bij factureren afgeschaft

De prestatieregel in een factuur kan alleen geheel worden goedgekeurd of geheel worden afgekeurd. Dit om te voorkomen dat crediteren ook in delen dient plaats te vinden. Bij declareren blijft deels goedkeuren wel mogelijk.

Doel is om het crediteren minder complex te maken bij het factureren, waardoor minder fouten en uitval zal voor komen.

Alleen goedgekeurde prestaties van een factuur worden door de gemeente aan de zorgaanbieder uitbetaald

Om een meer eenduidige werkwijze te krijgen bij het afhandelen van facturen.

Altijd specifiek declareren/factureren

Bij het indienen van een prestatie moet altijd een specifiek product worden aangegeven (categorie + code) ook als aspecifiek is beschikt/toegewezen.

Toegestaan niet aansluitende declaratie/factuurperioden

Het is vanaf versie 2.3 niet meer nodig om lege declaraties/facturen in te dienen als geen zorg is geleverd in een betreffende periode.

Declareren of factureren?

De controle op het formaat waarmee gemeenten werken wordt aangescherpt. Nu komt het wel eens voor dat, ondanks dat in protocollen is aangegeven dat met een bepaald formaat moet worden ingediend, er toch andere formaten worden geaccepteerd. Vanaf versie 2.3 wordt gecontroleerd of het goede formaat, conform opgenomen in het administratieprotocol is ingediend. Gebruik van het verkeerde formaat leidt tot afkeur. Kijk dus goed in de protocollen welke gemeenten bij welke producten declaraties willen ontvangen of facturen.

Aandachtspunten

Aspecifiek toegewezen maar wel specifiek gestart

Stel u heeft voor 1 april 2019 een aspecifieke toewijzing ontvangen en u heeft wel een start zorg bericht verstuurd met de productcode “Diagnose” er in. Echter na 1 april wilt u het volgende product starten met een start bericht voor het volgende product (behandeling). Dit mag niet meer.

Oplossing 1: U beëindigt het lopende startbericht en u stuurt het startbericht opnieuw maar dan niet met een productcode er in.

Oplossing 2: U verwijdert het lopende startbericht en dient met terugwerkende kracht een aspecifieke start in.

Declaraties uit het verleden (voor 1 april 2019) herstellen

Voor correcties uit het verleden kunt u wel de “oude” eenheden (week, 21 en tijdsduur of tijdsonafhankelijk, 81) gebruiken. Let er wel op dat de creditprestaties gelijk moeten zijn aan te corrigeren debetprestatie en de gecorrigeerde debetprestatie mag ook 21 of 81 bevatten.

Eenheid in de prestatie = Eenheid in de toewijzing

Indien de toewijzing in Euro’s is dient u vanaf 2.3 ook de prestatie te voorzien van dezelfde eenheid (Euro’s). Als u een toewijzing krijgt in uren mag u de prestatie in uren of in minuten indienen (let op! Dit is wel een contractafspraak die met de gemeente moet worden gemaakt als de gemeente dit niet heeft verwerkt in een protocol).

Conclusie

De nieuwe release betreft geen grote wijziging maar heeft wel gevolgen voor de systemen en de processen als het gaat om een juist berichtenverkeer. Dit betekent dat veel gemeenten de administratieprotocollen dienen bij te werken en opnieuw beschikbaar te stellen. U vindt de meeste protocollen op deze website. Hier kunt u per gemeente de juiste stukken vinden en u voorbereiden op de komende wijzigingen.

Heeft u nog vragen? Neemt u dan contact op via: info@hoewerktjegemeente.nl of bel met ons op 070-4400272.